Praxisleitfaden: ChatGPT und der EU AI Act – So gelingt eine rechtskonforme Nutzung im Unternehmen
Einführung in die KI-Regulierung und ihre Bedeutung
Künstliche Intelligenz nimmt in Unternehmen immer mehr Raum ein – vom Vertrieb über HR bis zur täglichen Kommunikation. Damit rücken nicht nur die Potenziale, sondern insbesondere auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen in den Fokus. Der AI Act der Europäischen Union liefert erstmals einen einheitlichen Ordnungsrahmen für den Einsatz von KI-Lösungen. Unternehmen, die etwa ChatGPT implementieren, stehen daher vor grundlegenden Fragen: Welche Anforderungen sind zu beachten? Wo liegen rechtliche Fallstricke? Und wie lässt sich der Einsatz sauber dokumentieren und kontrollieren?
ChatGPT in Unternehmen – Typische Ausgangslagen
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Unternehmen beschließt, die Team-Version von ChatGPT in den Arbeitsalltag zu integrieren. Die Motivation ist meist klar: Text- und Bildgenerierung unterstützen die Produktivität. Zugleich tauchen schnell Fragen zur Rolle des Unternehmens im Kontext des AI Act auf. Handelt es sich um einen Anbieter, Betreiber oder Nutzer von KI? Tatsächlich definiert der AI Act verschiedene Rollen, wobei Unternehmen, die ChatGPT einsetzen – ohne diese selbst weiterzuentwickeln oder weiterzuveräußern – in aller Regel als Nutzer (Deployers) gelten. Daraus ergeben sich spezifische Sorgfaltspflichten, die sich von denen eines Entwicklers oder Distributors unterscheiden.
Welche Risiken und Chancen birgt ChatGPT?
ChatGPT kann deutlich mehr als nur Texte formulieren – das Tool ist in der Lage, auch Bilder zu generieren und damit vielseitig einsetzbar. Doch je nach Anwendungsgebiet variieren die regulatorischen Anforderungen erheblich. Insbesondere bei der Verarbeitung sensibler Daten, dem Einsatz in risikobehafteten Bereichen oder im Kontakt mit Kunden steigen die Anforderungen. Datenschutz, Informationssicherheit und dokumentierte Kontrollmechanismen sind dabei elementar. Der AI Act unterscheidet zudem zwischen Systemen mit niedrigerem Risiko und solchen, die als „Hochrisiko-KI-Systeme“ eingestuft werden. Eine sorgfältige Einstufung und Dokumentation ist daher Pflicht.
So gelingt die rechtssichere Einführung von ChatGPT
Schritt-für-Schritt zur rechtskonformen Nutzung
Beim Einsatz von ChatGPT sollten Sie einen strukturierten Prüf- und Freigabeprozess etablieren, um alle gesetzlichen Vorgaben sicher zu erfüllen. Die wichtigsten Schritte im Überblick:
- 1. Dokumentation des KI-Systems: Legen Sie einen klaren Eintrag zu ChatGPT in Ihrem internen Verzeichnis an und beschreiben Sie das eingesetzte System präzise.
- 2. Festlegung der Unternehmensrolle: Definieren Sie, ob Ihr Unternehmen als „Nutzer“ (Deployer) auftritt und markieren Sie diese Einstufung in Ihrer Dokumentation.
- 3. Prüfung verbotener Nutzungsarten: Stellen Sie anhand der AI Act-Vorgaben sicher, dass keine verbotenen Praktiken angewendet werden. Dies kann durch einfache Ja/Nein-Abfragen unterstützt werden. Im Zweifel empfiehlt sich die Einführung einer verbindlichen KI-Richtlinie im Unternehmen.
- 4. Transparenzpflichten beachten: Je nach Einsatzbereich greift Artikel 50 des AI Act. Rollenabhängig müssen bestimmte Transparenz- und Informationspflichten erfüllt werden.
- 5. Risikoklassifizierung: Entscheiden Sie anhand gezielter Fragen, ob das eingesetzte KI-System dem Hochrisiko-Bereich zuzuordnen ist. Ist dies nicht der Fall, gelten weniger strenge Auflagen. Bei Hochrisiko-Anwendungen müssen zusätzliche Prüf- und Nachweispflichten erfüllt werden.
- 6. Einbindung allgemeiner Anforderungen: Prüfen Sie über den AI Act hinaus weitere Regelungen: Datenschutz (insbesondere DSGVO-Konformität), Geschäftsgeheimnisse und vertragliche Pflichten gegenüber dem Anbieter müssen gesondert betrachtet werden.
- 7. Schulung und Sensibilisierung: Tragen Sie Sorge, dass Mitarbeitende angemessen zur Nutzung und zu Risiken von KI-Lösungen geschult sind. Zertifikate und Nachweise sollten Sie dokumentieren.
Wichtige Praxistipps für die tägliche Umsetzung
Um im KI-Alltag die Übersicht zu behalten, sollten Unternehmen auf strukturierte Tools und Rollen setzen. Dokumentieren Sie Entscheidungen, Nutzungsarten und Prozesse lückenlos – etwa in einem zentralen Management-Tool. Ergänzen Sie technische Schutzmaßnahmen durch organisatorische Vorgaben, wie ein AI Policy oder interne Leitlinien. Schulen Sie regelmäßig Ihre Teams und machen Sie neue KI-Regeln transparent. Prüfen Sie zudem, ob fortlaufende Monitoring- und Überwachungsprozesse notwendig sind, sobald sich der Anwendungsbereich oder die Risikoeinstufung Ihrer KI ändert.
Planen Sie die Einführung persönlicher Daten in KI-Systeme, sollten Sie frühzeitig technische und organisatorische Schutzmaßnahmen umsetzen, um Datenschutz und Informationssicherheit auf höchstem Niveau zu gewährleisten.
Fazit: Erfolgreich und sicher mit ChatGPT und AI Act
Die Einführung von ChatGPT im Unternehmen bietet viele Chancen, verlangt aber gerade im europäischen Rechtsraum eine durchdachte und dokumentierte Vorgehensweise. Ein systematischer Klassifizierungsprozess, praxisnahe Richtlinien und die Schulung der Mitarbeitenden sind die zentralen Handlungsfelder, um Haftungs- und Compliance-Risiken zu minimieren. Nutzen Sie KI bewusst, stärken Sie das Vertrauen Ihrer Kunden und legen Sie frühzeitig die Basis für nachhaltigen und verantwortungsvollen KI-Einsatz.
Sie wünschen sich Unterstützung bei der rechtskonformen Einführung von KI-Lösungen oder benötigen eine individuelle Risiko- und Compliance-Beratung? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf – wir begleiten Sie kompetent und individuell auf Ihrem Weg zur sicheren und effizienten KI-Nutzung!