Seit Januar 2025 ermöglicht eine gesetzliche Anpassung eine Reduktion der steuerlich relevanten Aufbewahrungsdauer für Buchungsunterlagen von zehn auf acht Jahre. Für Unternehmen ist das mehr als nur eine Erleichterung – es ist eine willkommene Gelegenheit, ihre Datenverwaltung zu verschlanken, alte Bestände systematisch zu löschen und Prozesse zur Datenlöschung zu überarbeiten. Die neue Regelung greift für alle Unterlagen, deren Frist bislang noch nicht ausgelaufen ist. Allerdings bleiben andere Dokumententypen – etwa Geschäftsbriefe oder Jahresabschlüsse – von dieser Änderung unberührt, was eine differenzierte Prüfung voraussetzt.
Im digitalen Arbeitsalltag bedeutet weniger Archivierungspflicht nicht nur eingesparte Speicherressourcen, sondern auch weniger rechtliche Risiken. Denn veraltete Daten zu behalten, birgt datenschutzrechtliche Fallstricke – insbesondere im Lichte der DSGVO, die eine klare Zweckbindung und zeitliche Begrenzung für personenbezogene Informationen verlangt. Wer hier keine stringenten Löschroutinen etabliert, riskiert Bußgelder und Vertrauensverlust.
Datenschutzbehörden haben bereits angekündigt, im laufenden Jahr verstärkt auf systematische Löschkonzepte zu achten. Unternehmen sollten daher nicht nur ihre IT-Lösungen anpassen, sondern auch nachvollziehbare Verfahren dokumentieren – inklusive Schulungen für Mitarbeitende, um die Sensibilität im Umgang mit Informationen zu erhöhen.
Die gesetzliche Neuregelung ist letztlich mehr als eine formale Änderung: Sie eröffnet die Chance, Prozesse neu zu denken, Effizienz zu steigern und sich datenschutzrechtlich besser aufzustellen – und das mit vergleichsweise geringem Aufwand, wenn frühzeitig gehandelt wird.
Quelle: www.dr-datenschutz.de