Ein in der Praxis häufiger Fall ist die postalische Versendung von Unterlagen mit teils auch sensiblen Daten, wie Gesundheits- oder Bankdaten an einen Falschen Empfänger. Hierauf weist auch der Landesbeauftragte für Datenschutz des Landes Baden Würtemberg in seinem neuesten Datenschutzbericht 2025, der jüngst veröffentlicht wurde, hin.
Die Behörde weist darauf hin, dass solche Fehlversendungen zwar nicht ganz ausgeschlossen werden können, aber eine Verpflichtung nach der DSGVO besteht angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, die solche Datenpannen verhindern können, zu treffen. Genannt werden hier:
- Erstellung von Arbeits- bzw. Dienstanweisungen für den Postversand, verschlüsselter E-Mail-Versand sowie die Aktenzuordnung
- Checklisten-Prüfung vor dem Versand
- Klare und dokumentierte Zuständigkeiten
- Ausgestaltung des Druckvorgangs dahingehend, dass Fehlsortierungen möglichst ausgeschlossen werden
- Regelmäßige Datenschutzschutzschulungen unter Beleuchtung der konkret aufgetretenen Fehlerquellen
- Überprüfung von Postausgängen im sog. „Vier-Augen-Prinzip“, insbesondere bei sensiblen und quantitativ umfangreichen Versandvorgänge.
Kommt es zu einem solchen Fall, werden ebenfalls wichtige Hinweise gegeben. Hierzu gehört, dass
- der Empfänger des Irrläufers z.B. mit einem Freiumschlag zur Rücksendung aufgefordert wird. Alternativ könnte man sich auch die Vernichtung/Löschung bestätigen lassen, bei Postversendung besteht aber die Gefahr der Entsorgung über den Hausmüll durch den Empfänger, so dass eine Rücksendung oder Abholung vorzuziehen ist.
- Mitteilung an den Empfänger, dass diese Daten nicht genutzt werden dürfen („Verwertungsverbot“) und vertraulich sind.
- Sich ggf. versichern lassen, dass der Empfänger keine Kopien zurückgehalten hat.
Alle diese Maßnahmen können helfen Datenpannen in diesem Bereich zu reduzieren und deren Risiken gering zu halten.
Den Bericht des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, der viele interessante Themen zum Datenschutz enthält, finden Sie unter:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2026/03/LfDI-TB25-DATENSCHUTZ.pdf